Elektronische Akte
Die elektronische Akte (eAkte) hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen und ist insbesondere für Städte und Kommunen von großer Relevanz. Diese innovative Technologie ermöglicht es, Dokumente und Informationen digital zu verwalten, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Ein zentraler Aspekt ist die Effizienzsteigerung in der Verwaltung. Durch die elektronische Akte können sämtliche Dokumente und Daten zentral gespeichert und verwaltet werden. Dies erleichtert den Zugriff auf Informationen erheblich, da diese nicht mehr mühsam in Papierakten gesucht werden müssen. Dadurch sparen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie für andere Aufgaben nutzen können. Zudem wird der Verwaltungsaufwand reduziert, da keine physischen Akten mehr angelegt und verwaltet werden müssen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Nachhaltigkeit. Die eAkte trägt zur Einsparung von Papier bei, was wiederum Ressourcen schont und die Umweltbelastung reduziert. Durch den Wegfall von Papierakten wird auch der Platzbedarf verringert, was zu einer effizienteren Nutzung von Büroflächen führt.
Darüber hinaus bietet die elektronische Akte eine verbesserte Datensicherheit. Durch moderne Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmechanismen können sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Dies ist insbesondere für Städte und Kommunen von großer Bedeutung, da sie oft mit sensiblen Daten wie personenbezogenen Informationen arbeiten.
Die eAkte ermöglicht zudem eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Verwaltung. Durch die digitale Verfügbarkeit von Dokumenten können mehrere Personen gleichzeitig auf diese zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. Dies fördert die Effizienz und Transparenz in der Verwaltung und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.
Nicht zuletzt bietet die elektronische Akte auch Vorteile für Bürgerinnen und Bürger. Durch den digitalen Zugriff auf Informationen und Dokumente können Anfragen schneller bearbeitet werden. Zudem ermöglicht die eAkte eine verbesserte Servicequalität, da beispielsweise Anträge online eingereicht werden können.
Insgesamt ist die Einführung einer elektronischen Akte für Städte und Kommunen ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Die Vorteile reichen von Zeit- und Kostenersparnis über Nachhaltigkeit bis hin zu verbesserter Datensicherheit und Bürgerservice. Daher sollten Städte und Kommunen verstärkt auf die Implementierung einer eAkte setzen, um ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren und den Anforderungen der modernen Zeit gerecht zu werden.
Das digitale Abbilden von Prozessen ist dank der elektrischen Akte so einfach wie noch nie.
Finden Sie die passende eAkte zu Ihrem Fachverfahren:
VA - Elektronische Abgabeakte
- Initiale Anlage einer elektronischen Abgabeakte zu allen Veranlagungsobjekten (soweit im Verfahren vorgesehen)
- Automatische Anlage einer elektronischen Abgabeakte bei Neuanlage eines Veranlagungsobjektes
- Automatisierte Übergabe aller zu einem Veranlagungsobjekt in OK.FIS-VA erstellten Dokumente zur Ablage in der jeweiligen Akte
- Automatisierte Integration von Niederschlags-, Erlass- und Stundungsbescheiden in die jeweilige Akte
- Fallbezogener Zugriff auf Abgabeakte aus OK.FIS-VA heraus
- Direktzugriff auf archivierte Dokumente (z. B. Bescheide, Zusatzdokumente)
KAMERALISTIK / DOPPIK – ELEKTRONISCHE KASSENAKTE
- Automatische Anlage einer Kassenakte beim Erstellen des Tagesabschlusses
- Kundenindividuelle Konfiguration des Speicherumfanges: Tagesabschlussbuch, Schwebepostennachweis, Kontogegenbuch, Zeitbuch, Vorbuch, Grundbuch
- Automatische Ablage der definierten Tagesabschlussdokumente (unabhängig vom gewählten Druckumfang)
- Hinzufügen von Zusatzdokumenten (Dateien oder gescannte Dokumente)
- Gezielter Zugriff auf Tagesabschlussdokumente oder auf den gesamten Vorgang aus OK.FIS heraus
E-AKTE FZ-ZULASSUNG / FAHRERLAUBNIS
- Festlegung bzw. Auswahl der zu archivierenden Vorgänge, Schlagworte und Suchkriterien (Archivauskunft)
- Übergabe der ausgewählten Schlagworte an die elektronische Aktenführung
- Festlegung von Vorgangstypen:
- Fallbezogener Aufruf eines Vorgangs
- Scannen der Dokumente der zu archivierenden Vorgänge mittels Client-Funktionalitäten der elektronischen Aktenführung
- unmittelbar am Sachbearbeiterarbeitsplatz
- über die Archivierungshitliste an einem zentralen Scanarbeitsplatz
- Folgende Archivfunktionen sind durch die Anbindung der Client-Funktionalitäten der elektronischen Aktenführung aus der Komplettauskunft möglich:
- Archivauskunft
- Scannen
- Nachscannen
- Barcode
- Erfassung zusätzlicher (vorgangsunabhängiger) Geschäftsvorfälle, für die ein Barcodedruck erstellt werden soll (optional)
- Erzeugen eines Barcodes mit den Informationen Kennzeichen, Vorgangscode und Vorgangsdatum oder interne Kfz-Nummer und Vorgangsdatum/Uhrzeit zur Zuordnung des bearbeiteten Falles
- Verknüpfung von Barcode- und Antragsdaten in einer individuell gestaltbaren Dokumentenvorlage
- Bereitstellung von Dokumente in Dateiform (PDF mit zugehöriger IMP-Datei) in einem definierten Ordner (Verzeichnis) und Übernahme durch die elektronische Aktenführung im Batch
- Bereitstellung von Lösch- und Reorganisationsdateien in einem definierten Ordner (Verzeichnis) und Verarbeitung durch die elektronische Aktenführung im Batch
E-AKTE OK.JUS
- Einstellung der elektronischen Aktenführung über zentrale Konfigurationsmasken
- Automatische Anlage eines Vorgangs in der E-Akte bei Vorgangsneuanlage
- Automatisierbare und konfigurierbare Übergabemöglichkeit erstellter Dokumente zur Ablage und zur Bearbeitung im jeweiligen Vorgang der E-Akte
- Möglichkeit der Ablage von Vorgängen der E-Akte je Organisationsbereich, Hilfeart, Kernprozess oder Fachkraft
- Direkter Zugang zu den Vorgängen der E-Akte aus der OK.JUS-Vorgangsbearbeitung heraus
- Verwendung von Kategorien für in den Vorgängen der elektronischen Akte gespeicherten Dateien
ELEKTRONISCHE PERSONALAKTE
- Initiale Anlage von elektronischen Akten für alle in OK.PWS gespeicherten Personalfälle
- Direkter Zugriff auf die elektronische Personalakte aus OK.PWS heraus
- Automatisierte Ablage der in OK.PWS erstellten Dokumente in die elektronische Personalakte
- Volltextrecherche
- Rollenbasierter Zugriffschutz
ELEKTRONISCHE EINWOHNERAKTE Nachweisdokumente im Melderegister
- Speicherung von Dokumenten zu Personen des Melderegisters als Nachweise
- Dokumente können gescannt oder hochgeladen werden
- Anzeige der Dokumente zur Person nach Schlagworten
ELEKTRONISCHE EINWOHNERAKTE Zusatz/Nachweisdokumente im Personalausweis-/Passregister
- Speicherung von Zusatz-Dokumenten zu hoheitlichen Dokumenten (Personalausweis, Reisepass, Kinderausweis) als Nachweis
- Dokumente können gescannt oder beim Druck gespeichert werden
- Anzeige der Zusatzdokumente zum hoheitlichen Dokument nach Schlagworten (hoheitlichen Dokumenten)
ELEKTRONISCHE AUSLÄNDERAKTE
- Anlage eines neuen Vorgangs
- Fallbezogener Aufruf eines Vorgangs
- Übergabe von erstellten Dokumenten aus MS Office zur Ablage im jeweiligen Vorgang
Schreiben Sie uns einfach eine Mail an vertrieb@komm-it.de oder rufen Sie uns an +49 221 160 59 0.
Wir helfen Ihnen gerne weiter.